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Los software ERP: qué son, cómo funcionan y cuáles son sus aplicaciones para las empresas

El desarrollo de la informática y de sus novedosas aplicaciones en el sector empresarial han llevado a que los negocios avancen significativamente con mejores sistemas administrativos que los ayudan a resolver más eficiente y rápidamente sus operaciones. Descubre cómo funcionan y la amplia gama de soluciones aportan.

En la actualidad, la administración de las empresas y de las funciones que deben cumplir se desarrollan de manera muy distinta a la que se hacía hasta hace unos pocos años. Todo ha mejorado, sustancialmente, para bien, gracias a los avances tecnológicos y a las novedosas aplicaciones que han surgido para la gestión empresarial.

Entre esos avances destacan el sistema ERP (siglas de Enterprise Resource Planning, que en español se traduce como Planificación de Recursos Empresariales).

Los ERP son software que ayudan a las empresas a gestionar e integrar todos sus procesos en una sola base de datos centralizada para procesarlos digitalmente. Integran, organizan y automatizan toda la información de varios departamentos en una única plataforma digital, accesible a todos los involucrados con la correspondiente gestión operacional.

Estos programas informáticos especializados se han vuelto indispensables en los entornos empresariales, al punto que es prácticamente obligatorio su uso para garantizar la mayor efectividad y rendimiento dentro de todo negocio. Quien no los utilice, lamentablemente, está condenado al fracaso.

Funciones de los ERP

Los sistemas ERP integran diversas funciones, entre las que destacan los programas de gestión de proyectos, con los que pueden controlar diversas áreas, como son compras, facturación, suministros y ejecución de recursos, entre otros.

Son programas que se adaptan fácilmente a cualquier tipo de empresa, son muy fáciles de utilizar, se implementan casi de inmediato y sus actualizaciones son realmente bastante rápidas. Por todo eso, y más, se han convertido en la solución tecnológica de muchas empresas que buscan avanzar siempre adelante de la competencia.

Los proyectos siempre tienen un alcance inicial, tiempo de ejecución y su expresión en costes. Pero, a veces, en plena ejecución, pueden aparecer cambios y ampliaciones, que significan la utilización de más tiempo y recursos. Afortunadamente, los ERP ayudan a controlar esos cambios y a optimizar el rendimiento económico y los correspondientes beneficios.

También son muy útiles para planificar las tareas, procesos y materiales a utilizar en los proyectos, así como para ajustar los cambios que surjan. Con un ERP te puedes anticipar para lograr los objetivos, gestionando la evolución del trabajo, facilitando las certificaciones, previendo la facturación y preparando la respectiva finalización.

El control de horarios de trabajo también es otra importante función que tienen estos avanzados sistemas informáticos de gestión empresarial, que puedes utilizar para llevar un mejor control de la participación y asistencia de tus colaboradores.

Además, a partir de mayo 2023 se hizo obligatorio, para todas las empresas, llevar el control horario de las horas realizadas por sus trabajadores. El propósito de esta resolución es luchar contra la precariedad laboral.

El control de horario debe ser diario y debe registrar la hora de entrada y de salida de cada trabajador, quien debe recibir una relación mensual de sus horas trabajadas, incluyendo tanto las horas ordinarias como las extras.

Este trabajo de registro y estadísticas debe llevarse de manera exacta y sin errores, so pena de sanciones y multas que pueden superar los 180 mil euros, por no cumplir cabalmente con los requisitos establecidos legalmente. Por eso es importante contar con un buen respaldo de gestión empresarial, como el que ofrecen los ERP y sus herramientas especializadas en esa área.

Además, con un control efectivo no solo se cumplen las normativas legales como debe ser, sino también se logra tener a los empleados más motivados y contentos, lo cual se traduce en mayor efectividad y rendimiento laboral.

Información centralizada

Otra gran ventaja de utilizar los ERP es que se puede centralizar la información de los distintos departamentos de la empresa en una sola base de datos, para que todos tengan acceso en tiempo real a los procesos que se ejecutan y puedan nutrirlos y manejarlos desde sus respectivos campos de acción.

Para lograr esa perfecta articulación, los ERP fusionan e integran distintos módulos de trabajo, como son los de contabilidad, producción, finanzas, inventario, ventas, CRM, compras y recursos humanos, entre otros. Toda la información se transmite de forma fluida entre todas las áreas involucradas, lo cual incrementa la eficiencia y evita la comisión de errores.

Automatización de procesos

Estos software especializados en gestión empresarial también son fundamentales en la automatización de los procesos de las empresas, que antes se llevaban de manera manual, pero que ahora con el apoyo de la tecnología se agilizan notablemente, al punto que lo que antes se hacía en días, ahora se ejecuta en cuestión de segundos.

Por ejemplo, cuando hay una venta, el sistema activa los algoritmos que verifican el stock y disponibilidad del producto solicitado, genera las correspondientes órdenes de compra, envía las alertas necesarias, actualiza los registros contables y el inventario y ejecuta todos procesos relacionados con la acción de compra/venta.

Sin duda, esta automatización optimiza los procesos y ahorra tiempo y recursos. Disminuye los errores operativos y, a la vez, proporciona un mejor servicio al cliente.

Análisis y toma de decisiones

Con las herramientas de inteligencia empresarial y analítica de datos que incorporan los nuevos sistemas de gestión empresarial se tiene una buena base para, con mayor precisión, evaluar cómo funcionan los procesos y, así, tomar mejores decisiones al momento.

Los ERP generan reportes en tiempo real sobre distintos indicadores involucrados con la gestión del negocio, en áreas como producción, costes, ventas, rentabilidad y otros que son esenciales para tomar las decisiones correctas en la administración del negocio.

Con tal información, al día y bien procesada, los directivos puedan evaluar mejor las estrategias a aplicar, basadas en esos datos recibidos. Por ejemplo, reducir costes, identificar los clientes más rentables, perfeccionar la cadena de suministro, y planificar de manera más organizada la producción, son acciones que se pueden tomar mejor cuando se tienen los datos correctos a mano.

En conclusión, los software de ERP ayudan a mejorar la eficiencia y productividad de toda empresa, por lo que es importante implementarlos, sin importar el tipo de negocio que sea, siempre son de gran ayuda en todas las áreas.

Redaccion
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